Chi phí tiếp khách hợp lý 2023 (Hóa đơn, Chứng từ hạch toán)

Hóa đơn, chứng từ kê khai, hạch toán chi phí tiếp khách

1. Quy định về hóa đơn tiếp khách (dịch vụ ăn uống) hợp lệ:

* Phải đáp ứng được các yêu cầu sau: 
- Trước đây sử dụng hóa đơn giấy thì: Phải được khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn đúng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC

- Còn hiện nay, đã sử dụng hóa đơn điện tử thì: Phải được khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn đúng theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Trên hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc như: Tên loại hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn; Tên liên hóa đơn (nếu là hóa đơn giấy); Số thứ tự hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ...

+ Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC 

+ Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 10 nghị định123/2020/NĐ-CP

* Đặc biệt lưu ý với các bạn: Rất nhiều bạn nhầm lẫn giữa "Bill thanh toán nhà hàng" và "HÓA ĐƠN". Do trên bill thanh toán của nhiều nhà hàng cũng ghi chữ "hóa đơn thanh toán" hoặc "hóa đơn bán hàng" nhưng do bill thanh toán này không có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, không được làm thông báo phát hành với CQT trước khi sử dụng... nên nó chỉ có giá trị để làm căn cứ THANH TOÁN thôi, không có giá trị để kế toán làm chứng từ ghi sổ, kê khai, hạch toán chi phí.

2. Hóa đơn ăn uống tiếp khách có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Công văn số 15176/CTHN-TTHT ngày 11/5/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội về hóa đơn dịch vụ ăn uống thì:

Được kê khai, khấu trừ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư số26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

+ Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào

+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán

(Tức là các hóa đơn tiếp khách (dịch vụ ăn uống) có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán chuyển khoản)

3. Chi phí tiếp khách hợp lý có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo Công văn số 15176/CTHN-TTHT ngày 11/5/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội về hóa đơn dịch vụ ăn uống thì:

Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi phí đáp ứng quy định tại Điều 4 Thôngtư số 96/2015/TT-BTC:

+ Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

4. Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không?

- Trước ngày 01/01/2015: Chi phí tiếp khách được thực hiện theo quy định tại thông tư 78/2014/TT-BTC

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

"Phần chi vượt quá 15% tổng số chi được trừ, bao gồm: chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí; chi cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng."

- Từ ngày 01/01/2015 trở đi: khi Luật số:71/2014/QH13 LUẬT SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA CÁC LUẬT VỀ THUẾ có hiệu lực thì  tại Điều 1 - khoản 4. "Bãi bỏ điểm m khoản 2 Điều 9" của luật sửa đổi số 32/2013/QH13 - tức là "Dỡ bỏ trần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh 15% cho doanh nghiệp"

=> Hiện nay, Các chi phí tiếp khách không còn bị khống chế, giới hạn nữa. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ theo mức thực tế phát sinh trên hóa đơn và chứng từ thanh toán đúng quy định để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 

5. Chi phí tiếp khách cần chứng từ gì trong hồ sơ?

+ Hợp đồng dịch vụ (nếu có)
+ Hóa đơn (hợp lệ)
+ Bảng kê món ăn, đồ uống
+ Chứng từ thanh toán (đúng quy định)
+ Các giấy đề nghị (tiếp khách, tạm ứng, thanh toán) (nếu có)

6. Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí tiếp khách được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh. Bộ phận nào sử dụng chi phí, bộ phận nào tiếp khách thì hạch toán vào tài khoản tương ứng cho bộ phận đó:

* Hạch toán chi phí tiếp khách theo thông tư 200

Nợ TK 641/642: 
Nợ TK 1331

Có TK 111/112/131

* Hạch toán chi phí tiếp khách theo thông tư 133

Nợ TK 6421/6422: 
Nợ TK 1331

Có TK 111/112/131