Các Quy Định Của Pháp Luật Về Hóa Đơn Điện Tử

 Hiện nay có 4 văn bản pháp luật quy định về hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thông tư 32/2011/TT-BTC
• Thông tư 68/2019/TT-BTC
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Dưới đây là các quy định về hóa đơn điện tử được tổng hợp dựa theo các quy định trong Thông tư 32/2011, Thông tư 68/2019 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ.

(Lưu ý: Trong bài viết này, Kế Toán GSC không sử dụng nguyên văn các Thông tư và Nghị định mà sẽ dùng nghĩa tương đương để bạn đọc dễ hiểu hơn nhé)

Xem thêm  >>> Hóa đơn điện tử là gì?

Xem thêm  >>> Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác

Quy định 1: Nguyên tắc và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, các doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện và tuân theo các nguyên tắc khi chuyển sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Bên bán hàng phải có thông báo gửi bên mua bao gồm: Định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn giữa 2 bên. Hình thức truyền nhận hóa đơn bao gồm:
• Hình thức truyền nhận trực tiếp
• Hình thức truyền nhận trung gian thông qua hệ thống trung gian của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Các bên liên quan bao gồm bên bán, bên mua và đơn vị trung gain cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (nếu có). Các đơn vị này tự thỏa thuận với nhau về các yêu cầu kỹ thuật và điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng
• Có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thỏa mãn yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lým, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
• Có đội ngũ kỹ thuật viên có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
• Có chữ ký điện tử theo quy định
• Có phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển vào mềm mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn
• Sở hữu quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục dữ liệu với chất lượng tối thiểu theo quy định cụ thể:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hoặc có thể chứng minh là tương thích cùng các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi chẳng may gặp sự cố

Để có chữ ký điện tử, bạn có thể tham khảo thêm về bài viết sau:

• Chữ ký số là gì

Quy định 2: Quy định về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định mới nhất từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 đã bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2020/NĐ-CP về quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020.

Như vậy, thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử chính thức là từ ngày 1/7/2022

Quy định 3: Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, nội dung của hóa đơn điện tử bắt buộc phải bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng cả chữ và số
• Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn GTGT, dòng đơn giá là giá hàng chưa tính thuế GTGT nên cần phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Xem thêm Thuế VAT là gì?
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu là đơn vị kế toán) và bên bán theo quy định của pháp luật
• Thời điểm lập và gửi hóa đơn (theo ngày, tháng, năm)
• Mã xác thực của cơ quan thuế nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Lưu ý: Một số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung trên được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Cụ thể các loại hóa đơn không cần đáp ứng đầy đủ nội dung như trên bao gồm:

• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của bên mua (bao gồm cả trường hợp bán hàng cho khách ở nước ngoài)
• Hóa đơn điện tử bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị không cần phải có chữ ký số của người mua nếu là những cá nhân không kinh doanh
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu (khách không phải cá nhân kinh doanh) không cần phải có các chỉ tiêu thứ nhất, thứ 3, thứ 5 và thuế suất thuế GTGT
• Tem, vé, thẻ không cần phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của bên bán (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế), không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, không cần có tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Nếu tem, vé, thẻ điện tử đã có mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng và đơn giá
• Các chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh (nếu là hóa đơn điện tử) thì không cần phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, MST, địa chỉ người mua, chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán
• Hóa đơn trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hoặc hợp đồng không cần thiết phải có đơn vị tính, số lượng và đơn giá
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thể hiện tên của người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng thay vì của người mua. Loại hóa đơn này không cần có tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, MST và chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng và đơn giá

Quy định 4: Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn

Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, các chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn điện tử thể hiện như sau:

• Chữ hiển thị trên hóa đơn điện tử phải là tiếng Việt. Các trường hợp ghi thêm chữ nước ngoài phải thực hiện theo quy định.
• Chữ số hiển thị trên hóa đơn điện tử là chữ số Ả Rập bao gồm 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
• Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”
• Nếu sử dụng dấu phẩy phân cách sauc hữ số hàng nghìn, triệu, tỉ, nghìn tỉ, triệu tỉ, tỉ tỉ và sử dụng dấu chấm sau hàng đơn vị để ghi chữ số sau hàng đơn vị hoặc ngược lại thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này

Lưu ý: Hóa đơn điện tử trong xuất khẩu nếu không có quy định cụ thể giữa hai bên về ngôn ngữ sử dụng thì mặc định ngôn ngữ trên hóa đơn là tiếng Anh

Ví dụ về hóa đơn sử dụng tiếng nước ngoài

Quy định 5: Quy định về hóa đơn chuyển đổi

Theo Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy với bất kì mục đích gì cũng phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn chuyển đổi phải bảo toàn trọn vẹn nội dung so với hóa đơn gốc
• Trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
• Hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi