Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử  là một loại hoá đơn được cơ quan thuế bắt buộc các chủ doanh nghiệp phải sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy theo nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ cho mọi doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

 ***Xem👉 hồ sơ cần chuẩn bị và bảng giá chi tiết hóa đơn điện tử.

    

Hóa đơn điện tử là gì ?

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.

Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điển từ về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Vậy thực hiện hóa đơn điện tử sẽ có những lợi ích gì ?

- Thứ nhất, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm đến 90% chi phí về in ấn, vận chuyển, lưu trữ hay bảo quản hóa đơn.

- Thứ hai, bạn có thể tiết kiệm tối đa thời gian, người mua có thể nhận ngay được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ

- Thứ ba, độ an toàn và bảo mật cao, chống làm giả: bạn không phải sợ hóa đơn xảy ra các sự cố như cháy, hỏng, mất hóa đơn.

- Thứ tư, tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp.

- Thứ năm, giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

Các nội dung có trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử sẽ có những nội dung như sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Qua đó các bạn có thể thấy tầm quan trọng của hóa đơn điện tử hiện nay rồi phải không ? Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn giấy thì tốt nhất nên chuyển sang hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ để tránh bị xử phạt từ cơ quan chức năng.

So sánh hóa đơn điện tử & Hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.

Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:

Đặc điểm so sánh	Hóa đơn điện tử	Hóa đơn giấy
Ký hiệu/Số Serial	VC/15E	VC/15P
Liên	Không có liên GTKT0/001	Có 3 liên GTGK3/001: Liên 1 và liên 3: Giữ lại Liên 2: Giao khách
Chữ ký	Chữ ký điện tử	Ký tay
Hình thức lưu trữ	Thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy.	Lưu kho các bản cứng của hóa đơn giấy.
Tra cứu hóa đơn	Tra cứu trên thiết bị điện tử, thông qua mạng	Thông qua kho lưu trữ

Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử lẫn hóa đơn giấy không?

Một tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh vẫn có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên cần phải lưu ý những điểm dưới đây:

• Cùng một đơn hàng không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn. Ví dụ đơn hàng A đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được đặt in, tự in hóa đơn và ngược lại
• Chỉ sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Ví dụ mặt hàng A sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy
• Các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có